华炎魔方帮助企业快速实现数字化转型

天下武功,唯快不破,企业的数字化转型也一样。

华炎魔方仅用3个月的时间,为一个大型集团企业建立了完整的合同管理系统,该企业有集团公司与近60家子公司。这套合同管理系统不仅对所有合同涵盖从订立、履行到验收、付款的整个过程,还打通了与用友NC财务管理系统的数据流动,可以实时查看统计报表,实现了企业合同的全过程、自动化、一体化管理。

该项目于9月中旬正式开工,10月中旬搭建好系统主体框架,向甲方项目总负责人(财务总监)进行了项目成果汇报。在此基础上开发接口,根据客户的试用情况不断修改,12月12日向总裁进行了汇报,12月23日系统整体上线。

下图为系统功能全貌:

业财台账

效率高,功能强,这是怎么做到的呢?

华炎魔方充分发挥了低代码开发平台的优势,不仅开发人员的代码量比传统开发方式减少了90%,项目实施人员也充分利用系统提供的功能模块,以配置化的方式搭建系统原型,然后根据效果逐步调整和完善。

人多力量大,多项任务并驾齐驱,大幅度缩减工期,系统初运行的时间快得令客户吃惊。

数据建模快

华炎魔方创新的使用配置文件构建业务模型。本项目涉及合同、供应商、收付款相关表近100张。开发人员只花了4周的时间就完成数据建模的整个过程,快速搭建好系统原型。

和客户沟通需求的过程也非常顺利,客户直接试用系统原型,就能发现不符合需求的地方,开发人员现场修改配置文件就能看到效果并和用户二次确认。

为了保持和财务系统数据字典的一致性,财务相关的数据表例如银行信息、公司信息、财务分类需要直连用友数据库,华炎魔方只需简单配置,就能连接第三方系统的数据表,并可以使用华炎魔方内置的跨数据库查询语法ObjectQL,使用同一套编码规范处理来自不同数据库的业务数据。

审批流程设计快

合同的流转涉及多人和多部门,传统纸质合同在流转的过程中存在流转时间长、查找不便、容易出错等问题。

电子审批流程不仅能避免上述问题、提高审批效率,还能自动留下可追踪的痕迹。不管是各级领导的意见,还是合同变更的履历,都能通过关联轻松找到。

华炎魔方提供了图形化的表单与流程设计工具,参照Word和Excel文档就可以设计好电子表单,流程图设计器的可视性也很高,实施人员只需要和甲方确认清楚业务流程,就可以很轻松地将其“翻译”成系统可用的审批流程,不需要等待开发人员。

下图为合同审批单的设计页面:

合同审批单

下图为该合同审批单的填写页面:

合同审批单

下图为合同审批流程的设计页面:

审批流程

所见即所得,设计特别快。目前该企业共有近200个流程正在使用。

数据实时进入台账

采用手工或Excel管理时,由于不同部门的数据格式不统一,采集也不能够及时进行,汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。这对于领导的决策时间有一定的影响。

华炎魔方的合同审批系统数据自动更新台账,本次追加开发与用友NC财务系统之间的22个接口,实现了审批系统与财务系统之间的数据实时互通。

  • 合同执行过程中生成相应财务单据(例如应收单、应付单、付款单等),一键发送给财务系统进行财务处理。
  • 可以随时读取到合同单据在财务系统里的最新处理进展。例如,付款单的付款手续是停留在财务审核阶段还是已经到达出纳待支付阶段。
  • 可以实时接收财务系统推送过来的财务单据(如收款单),同步为对应合同的实际收款记录,并更新合同台账信息。

这样准确及时的数据交互,有效地改变了企业信息分布比较散乱的现状。

下图为在合同审批系统中新建付款记录:

合同付款界面

付款信息直达用友NC系统,付款完成立即反馈回来。

用户可以实时追踪合同履行过程中的金额变化。

统计报表设计快

合同管理中最重要的是,对收付款计划与实际情况的管理,这反映了企业间的经济往来。

集团领导和各下属单位都希望实时了解本公司每个月要收多少钱、已收多少、还有多少没收等。以往,这些统计须由专人用Excel进行统计,费时费力。

华炎魔方内置报表设计功能,通过简单的配置,就能自动生成各种报表。例如,基于合同、收款计划、付款计划及签约对象的多维度的汇总与分析,甚至包括复杂的数据透视图。

下图为付款计划报表的设计页面:

合同统计

下图为付款计划报表的显示页面(按照支付次数与金额分类汇总):

合同统计

当月的收支情况以及与近期的对比都一目了然。这样的画面只需要配置就可以实现了。

字段级的权限管理

由于合同内容及金额的保密性,合同和报表中的数据不允许任意开放,必须严格控制到明细信息、甚至单个字段级别,并且还要区分哪些人可以查看、哪些人可以编辑。

这是一套复杂的控制体系,光是确定管理规则就需要和客户做反复沟通与确认。

华炎魔方内置了完善的权限控制功能,对于不同层级、不同定位的人员,可以授予不同的操作权限,只对必要的人提供必要的数据。例如,合同执行人只能查看本人的合同台账,公司财务人员只能修改本公司合同台账的财务信息。这样的授权,只需要配置就可以实现,免去了大量的开发时间,方便灵活。

下图为权限组的配置页面:

合同统计

下图为共享规则的编辑页面:

合同统计

初始约定只有合同管理员才能编辑合同的签约对象。试运行后发现不方便,客户要求改成所有用户都可以添加签约对象。这又产生了新的混乱,最后权衡利弊,修改为只有合同管理员和相关的财务人员才能添加“签约对象”。

严格的权限管理可以防范合同管理风险。

快速试错、快速验证和调整,可以帮助企业把风险控制在最低。

自动保留数据修改痕迹

华炎魔方内置记录审计功能,系统中数据的每一次修改都会留下痕迹,有记录备查。

下图为数据修改历史的显示页面:

合同统计

系统中的所有数据,凡改过必留下痕迹,以便于事后的责任追溯。

系统内置的多项功能,不仅让实施团队快速搭建起系统原型,在客户的试用过程中也能很方便地进行调整。

系统正式上线之后,客户仅用几天就学会了他们最常用的设计功能:修改表单和流程、修改报表统计,可以迅速按照领导的指示自行设计流程和报表画面。

企业数字化转型 是一个长久的工作,是用数字化技术对业务的重构、流程的重构和组织的重构。不论是企业的组织结构还是运营管理模式都可能发生各种调整,最终,企业的发展理念、领导的决策观念都要从经验判断转向“数据说话”、“智慧决策”。 在数字化转型的过程中,轻代码重配置的低代码开发平台正是最适用的开发工具。像上述案例中,华炎魔方可以支持客户从组织结构到系统功能的自定义,快速试错快速上线,让领导在最短的时间内看到运营调整后的实际效果,从而在竞争中争取时间,脱颖而出。

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