功能强大的合同管理系统,覆盖合同管理的完整生命周期

华炎合同管理解决方案,是国内首款开源的的企业级合同管理系统,涵盖合同订立、执行、跟踪、变更、验收、付款、监督、统计的整个管理过程,并打通了合同管理系统与财务管理系统的数据与流程联动,实现企业合同的全闭环、自动化、一体化管理。

视频演示

华炎合同管理

合同管理解决方案背景

合同类型多,管理难规范

采用人工的方式管理,从合同起草到审批、到执行的整个过程就难以有效达到规范管理的目的,制度难落地。

签署用印效率低,风险大

合同签署用印效率低,来回快递。同时,分子公司印章的使用与管理风险大,无法做到印章的实时化监控。

合同文本审核量大,版本常出错

审批中的合同文本审核量大,容易出现合同版本错误,无法确保合同用印文件与审核文件一致,易篡改。

华炎合同管理解决方案目标

华炎合同管理解决方案,涵盖合同订立、执行、跟踪、变更、验收、付款、监督、统计的整个管理过程,并打通了合同管理系统与财务管理系统的数据与流程联动,实现企业合同的全闭环、自动化、一体化管理。

华炎合同管理解决方案目标

全周期的合同及首付款审批

合同审批

可以在电脑端和手机端发起合同审批并处理。审批过程中,会保存所有的审批意见,也会保存合同文本的所有版本。合同审批发起后,合同信息自动进入合同台账;在合同审批的过程中,变更的信息也会即时同步到合同台账。

合同变更

已签署合同在履约过程中如需变更,可在合同台账中发起合同变更。系统会依据原合同数据发起新的合同审批,用户完善合同信息、上传合同文本后即可开始审批。变更审批完成后,系统自动生成新的合同台账记录,留存原合同已经发生的收款、付款等信息;同时将原台账记录作废,新老台账记录自动关联。

付款申请

基于付款计划发起付款申请流程。付款申请完成后,系统自动更新合同台账信息、付款计划执行信息,同时也可以自动将付款单的详细信息通过接口传入财务管理系统。

发票开具申请

合同执行过程中,收款前如需开具开票,可提请发票开具申请流程。

合同验收

合同约定工作完成后,可发起合同验收流程,依序由相关人员填写相关信息、审核完成情况、确认项目验收完成。

供应商资质审查

部分企业会对供应商的资质进行年度审查。可以在系统里发起审查,填写信息、上传资质文件,相关人员和各级领导查验信息后核准资质。

审批流程个性化修改

根据企业的合同管理要求,您可以自行修改内置的合同审批、付款申请、发票开具、合同验收、资质审查等所有流程,包括申请表单、流转过程、处理人员、权限控制等。

全功能的台账管理

合同台账

对公司的所有合同进行分类管理,包括:采购合同、销售合同、服务合同等。可以实时查看合同内容、金额、签约对象、收支类别、履约状态等基本信息,以及收款、付款、发票、验收、任务等相关详情。还可以通过关键字,来模糊检索合同台账记录。

分级管理

本系统管理的合同,可拓展至覆盖所有分子公司的企业集团全领域。通过授权,各分子公司可以查看、处理各自的合同台账及报表,集团领导、集团法务部等授权部门/人员可查看全集团的合同台账及报表。

权限控制

对于不同层级、不同定位的人员,可以授权不同的操作权限。例如,合同执行人只能查看本人的合同台账,公司财务人员只能修改本公司合同台账的财务信息。这样的授权,由系统管理人员按管理要求自行配置,方便灵活。

签约对象

对公司的客户及供应商的信息、资质等进行统一管理。可以实时查看与这个客商签订的所有合同及其收款、付款等详细情况。

付款计划

通过付款计划,财务部门可以作出更准确更合理的资金安排。

付款记录

合同的付款记录清单,记录实际付款日期、金额、单据号等详细信息。

收款计划

通过收款计划,财务部门可以提前对现金流状况进行分析和规划。

付款记录

合同的收款记录清单,记录实际收款日期、金额、单据号等详细信息。

合同日程

合同执行过程中,可以将日程安排(例如项目会议)分派到具体人员,这样,具体人员通过查看合同月历,对于需要落实的日程安排一目了然。

合同任务

合同任务分解后落实责任人,并由责任人适时汇报进展。各级领导和相关人员就能及时准确地了解合同任务的执行进展情况。

统计报表

系统提供了基于合同、收款计划、付款计划及签约对象的多维度的汇总与分析。例如,可以基于部门或合同类别,生成年度统计表;也可以实时查看应收账款列表。您还可以根据管理要求,自定义出您所需的报表。

与财务系统互联互通

系统实现了与用友等财务系统的双向互通。

业财台账

生成财务单据并传给财务系统

合同执行过程中会生成相应财务单据(例如应收单、应付单、付款单等),可一键发送给财务系统进行财务处理,避免用户在财务系统里二次填写单据的重复工作。

获取财务系统的实时信息

对于领导和合同相关人员,可以随时读取到合同单据在财务系统里的最新处理进展。例如,付款单的付款手续是停留在财务审核阶段还是已经到达出纳待支付阶段。

获取财务系统回传来的单据信息并更新合同台账

可以实时接收财务系统推送过来的财务单据(如收款单),同步为对应合同的实际收款记录,并更新合同台账信息,确保从合同管理系统中得到的信息更准确及时。

对于我们的合同管理系统有疑问??

扫描以下二维码,我们的技术专家会为您解答。

我们的专家拥有十年以上的管理软件开发经验,无论您询问有关合同管理系统的功能、定价、实施或任何其他方面的问题,他们都将随时准备为您提供帮助。

在线咨询